Firma digitale

Quando entri nel gestionale con il tuo nome utente e la tua password, ti trovi davanti la schermata principale. Sulla sinistra c'è il menu laterale, una colonna di voci su cui cliccare per navigare tra le varie parti del sistema.

Per arrivare alla sezione che ci interessa:

1. Guarda il menu a sinistra.
2. Cerca la voce "Firma digitale".
3. Clicca per aprire l'elenco delle richieste di firma.

A questo punto la pagina si aggiorna e ti mostra l'elenco di tutte le richieste di firma create finora.

Esempio: se ieri hai inviato un documento da firmare a un cliente, per controllare se lo ha firmato ti basta entrare in "Firma digitale". Lo vedrai nell'elenco con lo stato aggiornato.

Spesso puoi avviare una firma anche da un altro punto del gestionale, ad esempio dalla scheda di un documento o di una pratica. In quel caso la richiesta comparirà comunque qui, nell'elenco della Firma digitale.

Se non trovi la voce "Firma digitale" nel menu, può dipendere dai permessi del tuo utente o dal fatto che il modulo non è ancora attivo. Contatta il tuo amministratore per farti abilitare.

Prima di usare la sezione conviene capire tre parole chiave: il documento (il file da firmare), la richiesta di firma (l'invito a firmarlo che mandi al cliente) e la firma (l'azione con cui il cliente conferma). Sono concetti semplici ma è utile averli chiari fin da subito.

3.1 Che cos'è una richiesta di firma

Una richiesta di firma è l'invito che il gestionale invia al cliente per fargli firmare un documento. Contiene il documento da firmare, il nominativo di chi deve firmare (il firmatario) e un collegamento sicuro che permette di aprire il documento e apporre la firma.

Pensa alla richiesta di firma come a una "busta digitale": dentro c'è il documento, sopra c'è l'indirizzo del destinatario e il sistema tiene traccia di quando viene aperta e firmata.

3.2 Il flusso completo, passo per passo

Il percorso di una firma è sempre lo stesso, indipendentemente dal tipo di documento:

1. Scegli o generi il documento da firmare.
2. Crei la richiesta di firma e indichi il cliente firmatario.
3. Il sistema invia al cliente un avviso (email/SMS) con il collegamento.
4. Il cliente apre il documento, lo legge e appone la firma.
5. Il documento firmato torna automaticamente nel fascicolo del cliente.
6. Tu controlli lo stato e scarichi il documento firmato quando ti serve.

Non devi memorizzare nulla: il gestionale ti accompagna in ogni passaggio e aggiorna lo stato man mano che il processo avanza.

3.3 Gli stati di una richiesta

Ogni richiesta ha uno stato che ti dice a che punto si trova il processo:

• Bozza → la richiesta è stata preparata ma non ancora inviata;
• Inviata / In attesa di firma → il cliente ha ricevuto l'invito ma non ha ancora firmato;
• Vista → il cliente ha aperto il documento (in alcune configurazioni);
• Firmata / Completata → il documento è stato firmato;
• Rifiutata → il cliente ha rifiutato di firmare;
• Scaduta → è passato il termine entro cui andava firmata;
• Annullata → la richiesta è stata annullata da un operatore.

Lo stato è la prima cosa da guardare: ti dice subito se devi aspettare, sollecitare il cliente o procedere con la pratica.

3.4 Firmatari singoli e multipli

Nella maggior parte dei casi a firmare è una sola persona (il cliente). Alcune configurazioni permettono però di richiedere la firma a più persone sullo stesso documento (per esempio due intestatari). In quel caso il documento si considera completato solo quando tutti i firmatari hanno firmato.

Esempio: un documento intestato a due persone richiede entrambe le firme. Finché manca una delle due, lo stato resta "In attesa di firma".

3.5 Collegamento con documenti e pratiche

La firma digitale non lavora da sola: si innesta sui documenti e sulle pratiche già presenti nel gestionale. Puoi partire da un documento che hai caricato, da un documento precompilato generato dal sistema (per esempio un modulo con i dati del cliente già inseriti) oppure da una pratica. In tutti i casi, una volta firmato, il file torna esattamente dove deve stare, nel fascicolo giusto.

Questo collegamento ti fa risparmiare tempo: generi il documento con i dati già compilati, lo fai firmare e lo archivi, tutto in un unico flusso, senza reinserire nulla.

Nella parte superiore della schermata Firma digitale trovi una serie di campi chiamati filtri di ricerca. Servono a trovare velocemente le richieste che ti interessano senza scorrere tutto l'elenco, utili soprattutto quando le firme sono molte.

I filtri non modificano, non inviano e non cancellano nulla: nascondono temporaneamente le richieste che non ti servono, mostrandoti solo le altre.

4.1 Ricerca per testo

Il campo di ricerca testuale è il filtro più semplice e più usato: funziona come una "lente di ingrandimento" interna all'elenco. Puoi digitare il nome del documento, il nome del cliente o una parola chiave. Il sistema cerca nei campi principali e mostra tutte le richieste che contengono il testo digitato.

Esempi:
Scrivi contratto → vedrai tutte le richieste il cui documento contiene la parola "contratto".
Scrivi Rossi → vedrai tutte le richieste intestate a un cliente di nome Rossi.

4.2 Ricerca per stato

Ogni richiesta ha uno stato (In attesa di firma, Firmata, Rifiutata, Scaduta, Annullata e simili). Selezionando uno stato dal menu a tendina, il sistema mostra solo le richieste in quella fase.

Il filtro per stato è tra i più utili: ti permette di concentrarti, per esempio, solo sulle richieste "In attesa di firma" da sollecitare.

4.3 Ricerca per cliente

Se vuoi vedere tutte le richieste di firma legate a una determinata persona o azienda, usa il filtro cliente: digiti nome, cognome o ragione sociale e selezioni il contatto. L'elenco mostrerà solo le sue richieste.

Esempio: selezionando un cliente vedrai tutti i documenti che gli hai inviato in firma e il loro stato.

4.4 Ricerca per date

Puoi filtrare anche in base alle date: data di invio, data di firma, data di scadenza. Di solito imposti un intervallo (dal… al…) e il sistema mostra solo le richieste che vi rientrano.

Esempio: "Data invio dal 01/01 al 31/01" → vedrai solo le richieste inviate in gennaio.

Attenzione: se imposti un intervallo sbagliato (es. dal 10/01 al 09/01) l'elenco può risultare vuoto. Allarga l'intervallo o usa "Reset filtri".

4.5 Ricerca per operatore

Se lavori con altri colleghi, ogni richiesta di firma può essere stata creata da un operatore diverso. Questo filtro mostra solo le richieste avviate da una determinata persona: utile per coordinare il lavoro e verificare chi ha inviato cosa.

4.6 Il pulsante "Cerca"

Dopo aver impostato uno o più filtri, per applicarli devi cliccare su "Cerca". Il sistema legge i valori impostati, aggiorna l'elenco e mostra solo le richieste che corrispondono ai criteri scelti.

Se modifichi un filtro (ad esempio cambi lo stato o la data), ricordati di cliccare di nuovo su "Cerca" per aggiornare i risultati.

4.7 Il pulsante "Reset filtri"

Per tornare a vedere tutte le richieste senza alcun filtro attivo, clicca su "Reset filtri": tutti i campi vengono svuotati e l'elenco torna completo.

Se non trovi una richiesta che sai esistere, nel 99% dei casi un filtro è rimasto attivo. Il primo passo è sempre cliccare su "Reset filtri".

Una volta impostati (o azzerati) i filtri, nella parte centrale della pagina viene mostrato l'elenco delle richieste di firma: una tabella in righe (una per richiesta) e colonne (le informazioni di ciascuna). Da qui segui lo stato, apri il dettaglio, invii promemoria, scarichi il documento firmato e, quando previsto, annulli o elimini la richiesta.

Se ti senti "perso", torna sempre alla schermata principale della Firma digitale: da qui raggiungi qualunque richiesta e quasi tutte le funzioni più usate.

5.1 Struttura generale dell'elenco

L'elenco mostra a colpo d'occhio le informazioni più importanti: una riga di intestazione (in alto) con i nomi delle colonne e tante righe di dati, una per richiesta. A seconda della configurazione, le colonne possono includere documento, cliente, stato, data di invio, data di scadenza, operatore e le icone delle azioni.

Non è necessario capire tutte le colonne subito: inizia da quelle più familiari (documento, cliente, stato) e scopri le altre con calma.

5.2 Le colonne principali

Documento

Il nome del file inviato in firma. Dovrebbe descrivere chiaramente di cosa si tratta, per ritrovarlo facilmente in futuro.

Cliente / Firmatario

La persona o l'azienda a cui è stato chiesto di firmare: nome e cognome (persone fisiche) o ragione sociale (aziende, enti, associazioni).

Stato

Mostra a che punto è la richiesta (In attesa di firma, Firmata, Rifiutata, Scaduta…). È la colonna più importante perché ti dice subito cosa fare.

Data di invio

Quando la richiesta è stata inviata al cliente.

Data di firma

Quando il cliente ha firmato (vuota finché la firma non è avvenuta).

Scadenza

L'eventuale termine entro cui la firma va apposta. Superato il termine, la richiesta passa allo stato "Scaduta".

Controlla regolarmente le richieste con scadenza vicina: una richiesta scaduta va in genere reinviata da capo.

Operatore

Se lavori in team, indica chi ha creato la richiesta di firma.

5.3 Colori e indicatori di stato

L'elenco usa alcuni indicatori visivi che ti fanno capire a colpo d'occhio quali richieste richiedono attenzione. Non devi ricordare nulla a memoria: basta guardare i colori dei badge di stato.

• Grigio / azzurro → richiesta inviata, in attesa di firma;
• Verde → documento firmato / completato;
• Arancione → firma in scadenza (termine vicino);
• Rosso → richiesta rifiutata o scaduta.

Passando il mouse sopra un badge o un'icona può comparire un tooltip, una piccola finestra di testo che ne spiega il significato (es. "In attesa di firma da 3 giorni").

5.4 Ordinare l'elenco

Puoi ordinare le richieste cliccando sull'intestazione di una colonna (es. "Data invio" o "Stato"). Una piccola freccia accanto al nome della colonna indica l'ordine: verso l'alto (crescente) o verso il basso (decrescente).

Esempio: cliccando due volte su "Data invio", al primo clic vedi prima le richieste più recenti, al secondo prima le più vecchie.

5.5 Pagine dell'elenco (paginazione)

Se le richieste sono molte, l'elenco è suddiviso in più pagine. In fondo alla tabella trovi i numeri di pagina e i pulsanti per andare avanti/indietro o saltare a una pagina specifica.

Se non vedi una richiesta che ti aspetti, verifica di trovarti alla prima pagina e non su una pagina successiva.

5.6 Le azioni sulla singola richiesta

Nell'ultima parte di ogni riga (di solito a destra) trovi un menu Azioni (icona "▾") che raccoglie tutte le operazioni: Apri/Dettaglio, Invia promemoria, Scarica documento firmato, Annulla, Archivia ed Elimina (solo quando le regole del gestionale lo permettono).

Nei capitoli successivi vedremo in dettaglio come creare una richiesta, come avviene la firma del cliente e come gestire ogni azione.

Inviare un documento in firma è l'operazione più importante di questa sezione. Il gestionale ti guida attraverso pochi passaggi semplici: scegli il documento, indichi il cliente, scegli come avvisarlo, imposti l'eventuale scadenza e invii.

Puoi avviare una firma sia da qui, con il pulsante dedicato, sia direttamente dalla scheda di un documento o di una pratica: il risultato è lo stesso.

6.1 Dove si avvia una nuova firma

Cerca il pulsante dedicato in alto a destra: a seconda della versione può chiamarsi "Nuova richiesta di firma", "Invia in firma" o essere un'icona "+". Cliccandolo, il gestionale apre la procedura guidata di invio.

Esempio: hai appena generato un modulo precompilato per un cliente? Dalla scheda del documento clicca "Invia in firma" e parti subito, senza tornare al menu.

6.2 Scegliere il documento da firmare

Il primo passo è indicare quale documento deve essere firmato. Hai di solito tre possibilità:

• caricare un file dal tuo computer (di norma un PDF);
• selezionare un documento già presente nel gestionale (collegato a un cliente o a una pratica);
• generare un documento precompilato a partire da un modello, con i dati del cliente già inseriti.

Il PDF è il formato più adatto alla firma: è stabile, mostra il documento esattamente come sarà firmato e viene archiviato in modo affidabile.

6.3 Indicare il cliente firmatario

Il passo successivo è indicare chi deve firmare. Puoi cercare un cliente già presente nell'anagrafica (digitando nome, cognome o ragione sociale e selezionandolo) oppure crearne uno nuovo al volo. Se è prevista la firma di più persone, le aggiungi una dopo l'altra.

Verifica che il cliente abbia un indirizzo email (o un numero di cellulare) corretto: è l'indirizzo a cui arriverà l'invito a firmare. Senza recapito valido, il cliente non riceverà la richiesta.

Se il cliente non esiste, aggiungilo subito cliccando su "Nuovo contatto" o sull'icona "+" accanto al campo di ricerca.

6.4 Scegliere il canale di invio

Decidi come avvisare il cliente che ha un documento da firmare. A seconda di ciò che è attivo nel tuo gestionale puoi usare l'email, l'SMS oppure rendere il documento disponibile nell'area riservata del cliente. In tutti i casi, il cliente riceve un collegamento sicuro per aprire e firmare il documento.

L'email è il canale più usato; l'SMS è utile quando il cliente controlla poco la posta; l'area riservata è comoda se il cliente accede già regolarmente al portale.

6.5 Messaggio, scadenza e promemoria

Prima di inviare puoi personalizzare la richiesta:

Messaggio di accompagnamento

Un breve testo che il cliente leggerà insieme all'invito (es. "Le inviamo il documento da firmare, la ringraziamo per la collaborazione").

Scadenza

La data limite entro cui il cliente deve firmare. Superato il termine, la richiesta passa a "Scaduta" e in genere va reinviata.

Promemoria automatici

Puoi attivare solleciti automatici per ricordare al cliente di firmare se non lo ha ancora fatto, così non devi rincorrerlo a mano.

Una scadenza chiara e un paio di promemoria automatici aumentano nettamente la probabilità che il cliente firmi in tempi rapidi.

6.6 Consenso e aspetti GDPR

Stai trattando dati personali del cliente e gli stai chiedendo un atto con valore. Verifica sempre di avere il consenso a contattarlo sul canale scelto e che l'informativa privacy sia in regola. Il sistema conserva la tracciabilità del processo (chi, cosa, quando), elemento importante anche ai fini della protezione dei dati.

Invia richieste di firma solo ai clienti che hanno fornito i recapiti per quello scopo. Inviare documenti a indirizzi errati o a persone non autorizzate è una violazione della riservatezza.

6.7 Inviare la richiesta

Completati i campi, clicca su "Invia" (o "Invia in firma"). Da quel momento la richiesta compare nell'elenco con stato "In attesa di firma" e il cliente riceve l'avviso sul canale scelto.

Se chiudi la pagina prima di cliccare "Invia", la richiesta potrebbe restare in bozza o non essere inviata affatto: ricontrolla sempre l'elenco per verificare lo stato.

6.8 Riepilogo dell'invio

1. Clicca su "Nuova richiesta di firma".
2. Scegli il documento da firmare.
3. Indica il cliente firmatario (uno o più).
4. Scegli il canale di invio (email, SMS, area riservata).
5. Imposta messaggio, scadenza e promemoria.
6. Clicca su "Invia".

Un invio ben preparato (documento chiaro, recapito corretto, scadenza ragionevole) riduce gli intoppi e velocizza la chiusura del documento.

Questa parte spiega cosa succede dal lato del cliente. Conoscerla ti aiuta a guidarlo al telefono se ha dubbi e a capire perché una richiesta resta "In attesa di firma".

7.1 L'avviso che riceve il cliente

Quando invii la richiesta, il cliente riceve un avviso sul canale scelto (email o SMS) con il tuo messaggio e un collegamento sicuro. Il collegamento è personale: serve ad aprire il documento e firmarlo senza dover installare programmi o creare account.

Se il cliente dice di non aver ricevuto nulla, fagli controllare la cartella spam/posta indesiderata e verifica che il recapito in anagrafica sia corretto.

7.2 Apertura e lettura del documento

Cliccando sul collegamento, il cliente apre il documento direttamente nel browser, da computer, tablet o smartphone. Può leggerlo per intero prima di decidere se firmare: nessuna firma viene apposta finché non è lui a confermarla.

In alcune configurazioni, quando il cliente apre il documento la richiesta passa allo stato "Vista": per te è la conferma che lo ha ricevuto e aperto.

7.3 Come il cliente appone la firma

Per firmare, il cliente segue le indicazioni a schermo. A seconda di come è configurato il modulo, la firma può avvenire ad esempio:

• disegnando la firma con il dito o il mouse nell'apposito riquadro;
• confermando con un pulsante dedicato ("Firma");
• inserendo un codice ricevuto via SMS, dove previsto, per confermare la propria identità.

Da cellulare la firma "disegnata" è molto comoda: il cliente firma con il dito come farebbe su carta.

7.4 Conferma e ricevuta

Dopo la firma, il cliente vede un messaggio di conferma e, di solito, può scaricare una copia del documento firmato. Nel frattempo, dal tuo lato, la richiesta passa automaticamente allo stato "Firmata / Completata" e il documento firmato viene archiviato nel suo fascicolo.

Esempio: il cliente firma dal telefono alle 18:40; pochi secondi dopo, nel tuo elenco la richiesta diventa verde ("Firmata") e il PDF firmato è già nel suo fascicolo.

7.5 Se il cliente rifiuta o non firma

Il cliente può anche rifiutare di firmare (in genere indicando un motivo) oppure semplicemente non firmare entro la scadenza. Nel primo caso la richiesta passa a "Rifiutata", nel secondo a "Scaduta".

Una richiesta rifiutata o scaduta non si "riapre": se serve ancora la firma, crea una nuova richiesta, eventualmente dopo aver corretto il documento o chiarito i dubbi con il cliente.

Dopo l'invio, il tuo compito è seguire lo stato delle richieste e intervenire quando serve: sollecitare chi non ha firmato, annullare ciò che non serve più, controllare la cronologia in caso di dubbi.

8.1 Monitorare lo stato delle richieste

Il modo più rapido è usare il filtro per stato nell'elenco: selezionando "In attesa di firma" vedi tutte le richieste ancora aperte; selezionando "Firmata" vedi quelle concluse. Abbinando il filtro per scadenza individui subito le firme che stanno per scadere.

Prendi l'abitudine di controllare almeno una volta al giorno le richieste "In attesa di firma" con scadenza vicina: un sollecito tempestivo evita firme scadute.

8.2 La scheda di dettaglio della richiesta

Dal menu Azioni di una riga scegli "Apri" (o "Dettaglio") per entrare nella scheda della singola richiesta. Qui trovi tutto in un colpo d'occhio: documento, cliente firmatario, canale di invio, stato corrente, date (invio, vista, firma, scadenza) e l'elenco dei firmatari con il rispettivo stato.

Quando ci sono più firmatari, la scheda mostra chi ha già firmato e chi manca ancora: utile per capire perché il documento risulta ancora "In attesa".

8.3 La cronologia del processo

La scheda include una cronologia (storico) che registra ogni passaggio: quando la richiesta è stata creata, inviata, aperta dal cliente, firmata o rifiutata, e da quale operatore è partita. È la tracciabilità completa del processo.

La cronologia è preziosa in caso di contestazioni: dimostra in modo ordinato che il documento è stato inviato, ricevuto e firmato, con date e orari.

8.4 Inviare un sollecito manuale

Se il cliente non ha ancora firmato, oltre ai promemoria automatici puoi inviare un sollecito manuale: dal menu Azioni scegli "Invia promemoria". Il cliente riceve di nuovo l'avviso con il collegamento per firmare.

Evita di inviare troppi solleciti ravvicinati: rischi di risultare insistente. Un promemoria ogni pochi giorni è in genere sufficiente.

8.5 Annullare una richiesta in corso

Se una richiesta non serve più (documento sbagliato, cliente errato, accordo cambiato), puoi annullarla finché non è stata firmata: dal menu Azioni scegli "Annulla". La richiesta passa allo stato "Annullata" e il collegamento inviato al cliente non sarà più valido.

Una richiesta già firmata non si annulla: il documento firmato resta nel fascicolo. Se è sbagliato, dovrai gestire la correzione con un nuovo documento.

Una volta firmato, il documento diventa la copia definitiva da conservare. Questa sezione spiega dove lo trovi, come lo gestisci e cosa significa la "validità legale" della firma.

9.1 Dove finisce il documento firmato

Appena il cliente firma, il documento firmato viene archiviato automaticamente nel suo fascicolo, insieme agli altri documenti del cliente e, se la firma era collegata a una pratica, nella pratica stessa. Non devi fare nulla a mano: il file giusto si trova già nel posto giusto.

Questa è una delle comodità maggiori della firma digitale: niente più "dove ho salvato il contratto firmato?". È sempre nel fascicolo del cliente.

9.2 Scaricare e consultare il documento

Per scaricare il documento firmato hai due strade: dal menu Azioni della richiesta (voce "Scarica documento firmato") oppure dalla sezione documenti del cliente/della pratica. Il file scaricato è la versione firmata, pronta da archiviare anche fuori dal gestionale o da inviare a terzi.

9.3 Renderlo visibile al cliente

Se è attivo il modulo Sportello Online, puoi rendere il documento firmato consultabile dal cliente nella sua area online: così avrà sempre a disposizione la propria copia, senza doverti contattare. Decidi tu, documento per documento, cosa è visibile.

Spesso il documento firmato viene reso visibile al cliente in automatico, proprio perché è la sua copia. Verifica le impostazioni del tuo gestionale.

9.4 Validità legale e prova della firma

La firma elettronica ha valore quando il processo è tracciabile e attribuibile a una persona. Il gestionale contribuisce a questo conservando la cronologia (chi ha firmato, da dove, quando), il documento esattamente come è stato firmato e gli eventuali elementi di verifica dell'identità (per esempio il codice inviato via SMS).

Importante: il livello di validità legale dipende dal tipo di firma e dalle norme applicabili al singolo documento. Per atti che richiedono forme particolari (alcuni contratti, atti pubblici, documenti soggetti a obblighi specifici) verifica sempre con un professionista quale tipo di firma è richiesto. Questa guida descrive l'uso dello strumento, non sostituisce una consulenza legale.

9.5 Conservazione e responsabilità

I documenti firmati vanno conservati nel tempo, secondo le esigenze amministrative, fiscali e legali del tuo lavoro. Il gestionale li custodisce nel fascicolo, ma è buona pratica mantenere anche le tue copie di backup secondo le procedure interne.

Definisci una regola semplice: ogni documento importante firmato viene anche scaricato e archiviato secondo le tue procedure, oltre a restare nel gestionale.

9.6 Archiviare ed eliminare una richiesta

Quando una richiesta non ti serve più nell'elenco operativo puoi archiviarla: sparisce dalle richieste attive ma resta consultabile nello storico, e con essa la cronologia. L'eliminazione è invece definitiva e di solito è possibile solo dopo l'archiviazione, per evitare cancellazioni accidentali.

Prima di eliminare una richiesta, assicurati di non perdere il documento firmato e la sua cronologia: potrebbero servirti come prova in futuro. In caso di dubbio, archivia invece di eliminare.

Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con la firma digitale. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.

10.1 Il cliente dice di non aver ricevuto la richiesta. Cosa controllo?

Le cause più comuni sono tre: l'indirizzo email (o il numero) in anagrafica è errato, l'avviso è finito nella posta indesiderata del cliente, oppure la richiesta è rimasta in bozza e non è mai stata inviata.

Soluzione rapida: 1) verifica il recapito in anagrafica; 2) chiedi al cliente di controllare lo spam; 3) controlla che lo stato sia "In attesa di firma" e, se necessario, invia un promemoria.

10.2 Il cliente può firmare da remoto, senza venire in ufficio?

Sì. È proprio lo scopo della firma digitale: il cliente riceve il collegamento e firma da casa o ovunque si trovi, senza stampare nulla.

10.3 Da quali dispositivi si può firmare?

Da qualsiasi dispositivo con un browser: computer, tablet e smartphone. Da cellulare la firma "disegnata" con il dito è particolarmente comoda.

10.4 La richiesta è scaduta. Posso "riaprirla"?

No, una richiesta scaduta non si riapre. Devi creare una nuova richiesta per lo stesso documento e cliente, eventualmente con una scadenza più ampia.

Per evitare scadenze, attiva i promemoria automatici al momento dell'invio.

10.5 Il cliente ha rifiutato di firmare. Cosa significa?

Significa che ha aperto il documento ma ha scelto di non firmarlo (spesso indicando un motivo). La richiesta passa a "Rifiutata". Chiarisci con il cliente il motivo, correggi se serve il documento e invia una nuova richiesta.

10.6 Posso far firmare lo stesso documento a più persone?

Sì, dove la funzione è attiva: aggiungi più firmatari alla richiesta. Il documento risulta completato solo quando tutti hanno firmato; dalla scheda di dettaglio vedi chi manca.

10.7 Ho inviato il documento sbagliato. Posso correggere?

Se il cliente non ha ancora firmato, annulla la richiesta dal menu Azioni e creane una nuova con il documento corretto. Se ha già firmato, il documento firmato resta valido nel fascicolo: dovrai gestire la correzione con un nuovo documento.

Controlla sempre il documento prima di inviarlo: una volta firmato non si può "modificare" la firma.

10.8 Dove finisce il documento dopo la firma?

Viene archiviato automaticamente nel fascicolo del cliente (e nella pratica, se collegata). Lo ritrovi anche dal menu Azioni della richiesta, con "Scarica documento firmato".

10.9 La firma raccolta ha valore legale?

La firma elettronica ha valore quando il processo è tracciabile e attribuibile alla persona, e il gestionale conserva cronologia e prove. Tuttavia il livello di validità dipende dal tipo di documento e dalle norme applicabili: per atti che richiedono forme particolari verifica sempre con un professionista.

Questa guida spiega come usare lo strumento. Non costituisce consulenza legale.

10.10 Non trovo una richiesta nell'elenco. Cosa faccio?

Quasi sempre è colpa di un filtro ancora attivo o del fatto che la richiesta è stata archiviata.

Soluzione rapida: 1) clicca "Reset filtri"; 2) controlla tra le richieste archiviate.

10.11 Dove posso trovare altre informazioni?

Puoi consultare questo manuale online, gli altri argomenti della guida (in particolare Gestione documentale, Gestione pratiche e Sportello Online) e la sezione "Suggerimenti" presente nei vari moduli del gestionale.

Ricorda: leggere fa risparmiare tempo. Se leggi una volta, eviti di chiedere dieci volte.